Planung und Beratung – FAQ

Planen Sie gerade ein größeres Digitalisierungsprojekt?
Wir haben hier einige Fragen gesammelt, die für gewöhnlich im Digitalisierungs-Prozess auftauchen und die wir gerne mit Ihnen besprechen.
Manche Fragen und Probleme stellen sich schon in der Projektplanung, anderes wird erst für die Ausschreibung oder in der konkreten Durchführung relevant.
Uns als Digitalisierungs-Spezialist*innen liegt eine umfassende Beratung und Betreuung bei all diesen Schritten des Prozesses sehr am Herzen, damit Sie am Ende genauso zufrieden auf die Zusammenarbeit wie auf die Digitalisate blicken können.

So begleiten wir Ihr Projekt

Vom ersten Blick auf das Material bis zur Qualitätskontrolle stimmen wir jeden Arbeitsschritt auf Bestand, Nutzung und gewünschte Ausgabeformate ab.

Bestandsschonende Digitalisierung und Qualitätssicherung. Fotos: BiblioCopy.

Welche Herausforderungen ergeben sich aus der Materialbeschaffenheit?

Ist das Material überhaupt (komplett) zur Digitalisierung geeignet? So sorgsam auch der Umgang ist, das Handling stellt doch auch immer ein Risiko dar.

Mit welchen Geräten soll das Material digitalisiert werden?

Wir arbeiten bei unikalen Materialien standardmäßig mit schonenden Aufsichtsscannern der Firma Zeutschel, so dass Ihre wertvollen Unterlagen bestmöglich geschützt werden.
Sollte es das Material zulassen, haben gibt es aber auch die Möglichkeit, größere Mengen von Dokumenten zu einem günstigeren Preis über einen Einzugs-Scanner zu digitalisieren. Das ist vor allem für Manuskripte, Mitschriften aus Schule oder Universität und Aktenbestände interessant.

In welchen Formaten sollen wir Ihre Daten aufbereiten und speichern?

Für die Langzeitarchivierung werden für gewöhnlich TIFF-Dateien erstellt. Möglich ist aber auch alternativ oder zusätzlich die Erstellung von JPG-Bilddateien und natürlich verschiedene PDF-Formate, z.B. für die Präsentation im Netz.

Welche Auflösung ist gewünscht?

Je nach Größe des Originals bieten wir hochauflösende Scans in 300 – 600 dpi an.

Wie sollen die Bilder am Ende aussehen?

Für gewöhnlich digitalisieren wir Einzeldokument und Fotos jeweils mit Vorder- und Rückseite, schwarz hinterlegt mit einem kleinen umlaufenden Rand. Aber auch andere Ausschnitte oder ein anderer Hintergrund sind möglich.

Wie sollen die Bilder benannt und abgelegt werden?

Manchmal reicht eine einfache Durchnummerierung aus, aber auch aufwändigere Benennungs-Schemata oder die Aufteilung in kleinere Einheiten sind nach Absprache selbstverständlich möglich. Auch beim Datei-Ablagesystem richten wir uns ganz nach Ihren Wünschen.

Ist OCR (Texterkennung) gewünscht?

Hier gibt es viele Möglichkeiten und Formate. Wir haben neben der klassischen Texterkennung bei PDFs (mit Abbyy Finereader oder Tesseract) auch Erfahrung mit der Erstellung von Alto-xmls. Neben PDFs mit Volltextsuche können auch bearbeitbare Textdateien für Word oder LibreOffice erstellt werden.
Texterkennung ist auch bei Frakturschriften möglich. Automatisierte Texterkennung von Handschriften bieten wir allerdings nicht an, da uns die Ergebnisse (bisher) nicht überzeugen.

Sollen die Dateien mit Metadaten versehen werden?

Wir können in den Bildern Metadaten hinterlegen, um sie mit bestimmten Informationen anzureichern (etwa Archiv- oder Firmennamen, Copyright-Daten oder Zuordnungen zu Dokumentengruppen etc.).
IPTC Photo Metadata oder EXIF (Exchangeable Image File Format) sind die Standards, die wir für gewöhnlich nutzen um beschreibende Informationen in den Bild-Dateien zu speichern.

Wie sollen die Daten ausgeliefert werden?

Möglich ist vieles, vom Download über Festplatte/USB-Stick, egal ob selbst mitgebracht oder von uns, bis zur DVD. Haben Sie weitere Wünsche oder Vorstellungen, dann sprechen Sie uns gerne an!

Wie kommen die Originale zu uns und wieder zurück?

Wir können eine Abholung innerhalb Berlins organisieren bzw. übernehmen. Sie können Ihre Unterlagen aber auch per Post senden oder persönlich bei uns vorbeibringen.